Как выбрать свадебного координатора —

Свадебная невеста 2019

Свадьба начинается здесь

Выбираем свадебного организатора!

Итак, решено — вы нанимаете свадебного организатора! Теперь вам остается только расслабиться и получать удовольствие от процесса подготовки к торжеству, не вникая в тонкости и сложности организационного процесса. По крайней мере, так вам обещают.

Но так ли это на самом деле?

Выясняем, как правильно выбрать свадебного организатора и чего ожидать от вашего сотрудничества!

Организация свадьбы — это не отдельные услуги.

На свадебном рынке достаточно много агентств, которые предлагают купить у них отдельные услуги (декор, ведущего, шоу-программу) и при этом почему-то называют себя организаторами.
Организация свадьбы подразумевает, что агентство или распорядитель занимается торжеством целиком и полностью: от придумывания концепции до демонтажа декора после банкета. Т.е. берет на себя абсолютно все хлопоты, связанные с подготовкой к свадьбе (ну, кроме разве что списка гостей, выбора свадебных колец и нарядов — хотя часть организаторов занимается и этим тоже). Кроме того, организатор отвечает за успех торжества в целом: насколько понравится свадьба молодоженам и их гостям, какие впечатления останутся после праздника.
Если же вам предлагается организация только банкета, например, или выездной регистрации — это всего лишь отдельная услуга. А за свадьбу целиком и ее успех отвечаете по-прежнему вы сами.

Организатор подходит не всем.

Во-первых, должна отметить, что большинству хороших и опытных организаторов неинтересны свадьбы с малым бюджетом (меньше 10 000 руб. на гостя). Они предпочитают создавать красивые торжества, с размахом — за соответствующие деньги. Вы всегда можете обратиться к менее опытным и придирчивым к бюджету организаторам — но будьте готовы потерять в качестве.
Если вы гиперактивны, любите во все вникать и четко знаете, чего хотите от свадьбы — вряд ли вы хорошо сработаетесь с организатором. Либо будете выполнять львиную долю работы за него. Организатор — не просто исполнитель, он руководит процессом. Примите как данность, что организатор знает о подготовке к свадьбе лучше и больше, чем вы. Тогда ваше сотрудничество будет плодотворным. Не готовы признать свою некомпетентность? Что ж, попробуйте себя в самостоятельной организации свадьбы))) А вот молодоженам, которые вообще не знают, чего хотят от праздника и мало интересуются процессом подготовки (либо у них просто нет на это времени), организатор действительно поможет.

Организатора нужно искать в первую очередь.

Зачастую молодожены подключают распорядителя, когда уже заключены договоры с доброй половиной подрядчиков. Но в таком случае и за результат работы этих специалистов отвечать будете ВЫ. Организатор несет ответственность лишь за свои договоры — это естественно. Следовательно, КПД вашей совместной работы будет в разы ниже. Ведь организатор нанимается для того, чтобы переложить хлопоты (и все договоренности) на него. Да и взаимодействовать с «чужими» специалистами организатору сложнее: обычно у него есть пул проверенных подрядчиков, с которыми уже налажены хорошие отношения и рабочий процесс. А если «ваш» исполнитель подведет.

Не все организаторы одинаково хороши.

Частая ошибка невест — думать, что агентство или распорядитель — это стопроцентная гарантия успеха торжества. Однако в интернете полно отзывов о недобросовестных организаторах и мошенниках, которые не только не помогли молодоженам, а скорее навредили — за их же собственные деньги. Свадебный рынок регулярно пополняется агентствами-однодневками, владельцы которых слабо представляют себе, что такое свадьба вообще и ее организация в частности. Ничего хорошего от сотрудничества с такими «профи» ожидать не приходится. Просто знайте об этом и подходите к выбору организатора очень тщательно.

Плохой организатор — это провал.

Если при самостоятельной подготовке к свадьбе вы можете ошибиться с одним-двумя подрядчиками, и это не будет катастрофой («вытянут» остальные специалисты), то ошибка с выбором организатора — это настоящее фиаско. Как все дороги ведут в Рим, так все детали подготовки сходятся на организаторе. Поэтому вы должны доверять ему на все 100%, а он — на те же 100% вкладываться в работу.

Как сделать правильный выбор?

  • Самое главное — быть на одной волне. Видение вашей свадьбы, предложенное организатором, должно идеально вам подходить и совпадать с вашими мечтами. Если же вы не чувствуете согласия с организатором, вам не нравятся его предложения или формат работы — ищите другого.
  • Ваши желания — прежде всего. Если вы чувствуете, что организатор откровенно навязывает вам какие-то услуги или специалистов, игнорируя ваше мнение, он вам не подходит.
  • Хороший организатор всегда на связи. Самый тревожный признак — когда ваш распорядитель неделями не отвечает на звонки или обещает перезвонить, но не делает этого. Бегите! Добросовестный организатор готов общаться с невестой в любое время дня и ночи, он всегда в гуще событий и погружен в процесс подготовки от и до.
  • Хороший организатор заинтересован в вашей свадьбе так же, как и вы. А значит, он не отмахивается от ваших просьб, предоставляет информацию вовремя и не опаздывает на встречи. Если же все обстоит с точностью до наоборот — к сожалению, такому организатору плевать на свою репутацию и на вашу свадьбу.
  • При выборе организатора в первую очередь ищите негативные отзывы. Именно они продемонстрируют «обратную сторону медали» — проблемы в общении и слабые места в работе агентства/распорядителя. А хвалебные слова о себе запросто можно купить — сегодня это не проблема.
  • Портфолио существует не только для красоты. Внимательно изучите, какие свадьбы уже организованы вашим агентом. Вы хотите себе такое же торжество? ОБЯЗАТЕЛЬНО проверьте портфолио на мошенничество (как это сделать — читайте здесь): множество организаторов грешат выставлением в портфолио чужих работ (как правило, стыренных с зарубежных сайтов). Если вы увидели в портфолио организатора хоть одну «чужую» свадьбу — это в любом случае мошенничество, и вам не по пути.
  • Дешево — не значит хорошо. Что можно сказать абсолютно точно: хороших и при этом дешевых (дешевле 40 000 рублей за торжество) свадебных организаторов не бывает. Либо это совсем начинающее агентство, которое на вашей свадьбе будет тренироваться, либо далеко не лучшие специалисты. Сто раз подумайте, прежде чем соглашаться на организацию свадьбы за 10 000 рублей: скорее всего, вы просто выкинете эти деньги на ветер.
  • Свадьба «под ключ» не бывает индивидуальной. Четко сформированные пакеты услуг вроде «свадьба за 150 000 рублей» подразумевают, что команда для такого торжества (фотограф, ведущий, флорист…) уже подобрана заранее, т.е. без вашего участия. Либо выбор специалистов очень сильно ограничен (по 2-3 варианта на каждую позицию). Если вас это устраивает — отлично. Но если вы требовательны и хотите выбирать из широкого круга подрядчиков, такие предложения — не для вас.

Обязательно и всенепременно заключайте договор!

Организация свадьбы — это не шутка, а огромная и ответственная работа, все детали которой должны быть задокументированы. Договор обязан быть и у вас с агентом, и у агента со всеми подрядчиками, которых он нанимает для вашего торжества. Любые устные договоренности ничего не стоят и не помогут вам вернуть свои деньги в случае чего. А вот документ, в котором четко прописаны все обязанности сторон, очень дисциплинирует подрядчиков и защищает вас.

Будьте готовы платить.

Бесплатной организации свадьбы не бывает. Работа распорядителя, если он выполняет ее действительно качественно, крайне хлопотная. И стоит денег. Если вы не готовы заплатить за свое спокойствие — лучше займитесь организацией свадьбы самостоятельно.

Будьте готовы включаться в процесс.

Если вы наняли организатора, это не значит, что больше делать ничего не придется. Все решения в итоге принимает заказчик, т.е. вы. Конечно, хороший организатор всячески вам поможет и с вариантами, и с выбором. Но все ключевые действия он будет согласовывать с вами — и это правильно. А вот организатор, который «сам все знает» — это беда.

Доверяйте, но проверяйте.

Не поленитесь проверить цены, которые выставляет вам организатор на услуги подрядчиков, аренду банкетной площадки и т.д. Поскольку вы платите только «в одно окно» — организатору, многие недобросовестные агентства и распорядители этим пользуются, «накручивая» едва ли не 100% сверх реальной стоимости подрядчиков. На свадьбе молодожены случайно узнают, что фотограф, за которого они заплатили кругленькую сумму, на самом деле работает за гораздо меньшие деньги. А разницу недобросовестный организатор, естественно, кладет себе в карман. Так что на всякий случай позвоните подрядчикам сами и спросите, какие у них условия — во избежание лишних трат.
Если гонорар вашего организатора — не фиксированная сумма, а процент от бюджета свадьбы, тщательно проверяйте сметы, которые вам выставляются, на предмет лишних расходов. Поскольку данная схема работы предполагает, что чем больше денег вы потратите, тем лучше для организатора — к сожалению, бывают злоупотребления. Нередки случаи, когда молодожены обнаруживают в счетах неизвестно откуда взявшиеся пункты, которые с организатором не обсуждались. Будьте начеку!

Не делайте чужую работу.

Если ключевые пункты подготовки к свадьбе выполняете вы сами — у вас в действительности нет организатора. Суть найма свадебного агента — передоверить ему всю «черновую работу». Поэтому, если вы сами ведете переговоры с подрядчиками, заключаете договоры, обсуждаете детали — непонятно, а что, собственно, делает ваш распорядитель. Ведь это именно его задачи!
То же относится к ситуации, когда вам приходится регулярно «пинать» организатора, напоминая, что у вас еще нет того-то и того-то. Если вы постоянно контролируете подготовку к свадьбе — у вас плохой организатор, и от его услуг надо отказываться. Это распорядитель должен напоминать, когда и что у вас запланировано, а никак не наоборот.

Читать еще:  Свадьба - очень простая штука -

Обращайтесь к проверенным организаторам, выбирайте тех, что вам по душе и прислушивайтесь к их советам. Тогда во время подготовки к свадьбе вам действительно останется только расслабиться, а в день торжества — вместе со всеми наслаждаться идеальным праздником!

Если же вы все-таки хотите организовать свадьбу самостоятельно — прочтите мою книгу «Свадьба шаг за шагом». С ее помощью вы сохраните массу сил, времени и денег

Как выбрать свадебного организатора.

Здравствуйте, дорогие друзья!
Если в вашей жизни наступил ответственный момент, и вы решили создать новую ячейку общества, и сыграть вашу свадьбу, тосейчас самое время позаботиться о том, чтобы ваша свадьба прошла идеально!

А добиться идеального результата можно только благодаря работе профессионального свадебного организатора.
Теме – «Как выбрать свадебного организатора и не ошибиться» мы и хотим посвятить нашу статью.
Итак, вы точно понимаете, что заниматься самостоятельная подготовка к свадьбе не имеет никакого смысла и решили обратиться за помощью в свадебное агентство. И здесь перед вами встал вопрос, кому доверить самый главный день для вашей семьи, кто избавит вас от суеты и паники, кто даст спокойствие и гарантию того, что все пройдет идеально? Кто способен честно и рационально использовать ваш свадебный бюджет?
Как же выбрать таких людей? По каким параметрам, исходя из каких соображений? Ведь свадебные журналы пестрят объявлениями, ваши родители и друзья начинают засыпать своими рекомендациями, интернет и социальные сети так же переполнены информацией такого рода. И вы в замешательстве! И еще скажите, что не так!?)
Давайте начнем вносить ясность.
В первую очередь вам необходимо изучить работы свадебных организаторов их подход, их вкусовые предпочтения, нравится ли вам картинка, которую они выдают в итоге. У профессиональных организаторов существуют сайты, их с легкостью можно найти в социальных сетях, так что вам не составит особого труда, сидя вечером в интернете все подробно рассмотреть.
Так же обязательно обратите внимание на рекомендации и отзывы реальных клиентов агентства, идеальный вариант, если отзыв записан на видео, тк написать отзыв может, кто угодно и это никак не проверишь.
Очень важна репутация агентства и людей, которые в нем работаю в принципе. Важно, что о них говорят коллеги по цеху и подрядчики. Оработе выбранном вами свадебномагентстве, если эта компания не новичок на свадебном рынке, известно многим людям.
При подборе своего агентства важнопонимать, какую свадьбу вы хотите именно вы и сколько денег вы или ваши родители готовы потратить на ее организацию. Зная ответ на этот вопрос, вам будет легче как при выборе организатора, так и при выборе предлагаемых им услуг.
Если оплачивать свадьбу полностью будете не только вы, то на первую встречу с организатором лучше взять тех кто также будет принимать решение с кем работать. Это позволит избежать испорченного телефона, и даст понимание,что сколько стоит и за что конкретновы платите.
Если ваш свадебный бюджет имеет некие рамки, не бойтесь оговорить это с вашим организатором на первой встрече. Это позволит сконцентрировать внимание на самомважном и сделать конструктивное предложение, выдав лучший результат в рамках этого бюджета. Так вы быстрее найдете понимание и доверитесь друг другу.
Ну, вот вы определились и договорились о встрече. Встреча со свадебными организаторами не происходит в кафе или еще где либо, профессиональный организатор приглашает вас в свой офис, где вас встретит менеджер, проведет на место переговоров и предложит чай или кофе.
Кстати, обратите внимание на штат агентства, есть ли он вообще?Или ваш организатор человек-оркестр, который все делает сам, и бантики тоже вяжет сам, и поет, и танцует.))) Агентство, которое относится к своей работе серьезно и ваш заказ у него не первый и не единственный имеет штат постоянных сотрудников, иначе просто не возможно качественно выполнять работу.
На встрече организатор внимательно выслушает все ваши пожелания и предпочтения, чтобы четко понимать, чего хотите именно вы, а не будет вам навязывать стандартные вещи, которые уже давно отработали себяи повторятся в вашем случае далеко не в первый раз.
При встрече организатор не озвучит вам точную сумму, которую вам необходимо потратить, он поможет вам сориентироваться в ценовой политике и уровне услуг, которые предоставляет его агентство. Предложит вам несколько вариантов, чтобы у вас была возможность выбрать все самое лучшее и необходимое.
Единственным, что он может озвучить конкретно это гонорар агентства, будь то процент или определенная сумма, меньше которой он не возьмется за организацию вашего торжества, подробно озвучит условия своей работы и расскажет, как будет проходить сам процесс подготовки торжества.
Очень важно, чтобыу агентства была своя профессиональная командаисполнителей, за работу которой он может дать 100% гарантию.Это совсем не значит, что он категорично откажется от работы с другими подрядчиками, он просто должен быть знаком с работами данного человека, у которого должна быть безупречная репутация, и он должен соответствовать уровню требований агентства, иначе настоящий профессионал не возьмет на себя ответственность за услуги сомнительного качества.
К постоянной команде относятся фотографы, видеографы, флористы, декораторы, стилисты, ведущие, ди-джей, грузоперевозчики, кондитеры, полиграфисты, дизайнеры и другие исполнители услуг.
Совсем не лишним будет у агентства наличие собственной технической базы. В нашем агентстве, например, создан целый отдел по аренде технического обеспечения мероприятий (мебель, текстиль, шатры, свет, звук и некоторые сценические конструкции, декор и это не весь перечень нашей собственной базы). Так вы точно не переплатите и получите самое лучшее.
При встрече с организатором обратите внимание на его компетентность и экспертность во всех вопросах и на то, как он свободно в них разбирается, а не судорожно ищет в интернете ответы на ваши вопросы. Опытный организатор выразит свое мнение, если возникнет спорный вопрос, и аргументированно обоснует его, а не будет во всем соглашаться с вами, лишь заполучить вас в качестве клиента.
Просто поймите, вы в первый раз готовитесь к свадьбе, а за плечами опытного организатора десятки успешных проектов и про различные нюансы, о которых вы даже не задумывались, он знает гораздо больше.
После первой встречи с профессионалом у вас в голове появиться ощущение того ,что наконец вся информация структурировалась, вы получите ответы на большинство волнующих вопросов и уже сложится примерная картинка, как будет выглядеть ваша свадьба и какие есть варианты, а не куча нужной и ненужной вам информации, которая перемешается у вас в голове.
Конечно не маловажный фактор это простая человеческая симпатия. Ведь, именно этим людям вы доверите самый значимый день вашей новой семьи. Вам придется постоянно контактировать со своим организатором. И общение с ним должно быть комфортным для вас.
Очень радует, что на свадебном рынке становится все больше профессионалов, которые не только зарабатывают деньги, но и вкладывают их в свое развитие, обучение, повышение квалификации и растут как специалисты, потому что нет предела совершенству. И мы желаем, чтобы каждая пара нашла своего организатора, и ваша свадьба была совершенной.

Чем отличаются свадебный распорядитель, координатор и организатор?

Свадебная сфера с каждым годом развивается все стремительнее, и все больше появляется специалистов, готовых предоставить помощь молодоженам в «день Х». Безусловно, если жених и невеста имеют достаточно сил и времени на подготовку к идеальной свадьбе или имеют помощников виде друзей и родителей, тогда все пройдет гладко. Однако зачастую самостоятельные приготовления к торжеству вызывают у молодых чуть ли не нервный срыв.

Свадьба своими руками – сложная задача, особенно если празднование масштабное. Если вы хотите, чтобы все прошло идеально, вам стоит подумать, услуги какого специалиста вам нужны: свадебного координатора, организатора либо распорядителя. Портал Свадьбаголик.ru поведает вам о том, в чем отличия между данными специалистами, каковы их обязанности и поле работы.

Организатор: чем он занимается на свадьбе?

Если кратко, то организатор нужен для того, чтобы свадебное торжество получилось именно таким, каким его запланировали молодожены. Он занимается созданием мероприятия: от разработки концепции торжества до ухода последнего гостя.

Каковы задачи организатора свадеб?

Любой хороший свадебный организатор переложит на себя с плеч жениха и невесты следующие обязанности:

  • поиск и подбор площадки – ресторана или кафе, дворца или загородной усадьбы;
  • составление плана свадьбы по пунктам или в виде сценария;
  • разработка стилистики мероприятия;
  • заказ полиграфической продукции для свадьбы;
  • составление меню;
  • поиск транспорта для молодых и гостей;
  • организация выездной регистрации брака;
  • организация света и звука;
  • подбор образов молодоженов для соответствия концепции мероприятия;
  • выбор образов друзей жениха и подружек невесты;
  • заказ праздничного торта в стиле свадьбы;
  • разработка ТЗ для всех специалистов, работающих на мероприятии;
  • составление смет, тайминга, планировки зон площадки, райдеров для артистов;
  • сопровождение свадебного мероприятия;
  • решение всех конфликтных ситуаций и проблем на протяжении всего торжества.
Читать еще:  10 секретов безупречного свадебного дня

Как видно, спектр задач у организатора очень велик, поэтому необходимо обращаться только к проверенным специалистам.

Как выбрать организатора и сколько ему платить?

Что касается выбора организатора, самый лучший вариант – «сарафанное» радио. К примеру, если вы некоторое время назад повеселились на свадьбе друзей, и вам все понравилось, обязательно спросите у молодоженов контактные данные специалиста.

Еще один источник – Интернет, где вы можете поискать свадебных профессионалов в вашем городе, а также изучить реальные отзывы на них. Кстати, стоимость услуг организатора свадеб обычно составляет 10-15% от стоимости всей свадьбы.

Зачем нужен свадебный координатор?

Координатор свадебного дня отвечает за воплощение всех идей, предложенных молодоженами, причем работает он непосредственно в день свадьбы.

Что делает свадебный координатор?

В обязанности координатора, которые он выполняет в свадебный день, входит:

  1. Встреча с молодоженами перед свадьбой для согласования их требований и пожеланий.
  2. Знакомство с подобранными молодоженами подрядчиками перед свадьбой, оценка последних этапов подготовки, общение с подрядчиками в процессе торжества и расчет за услуги.
  3. Контроль тайминга мероприятия и следование сценарию.
  4. Рассадка гостей.
  5. Заказ транспорта для пары и гостей, контроль передвижений в день торжества.
  6. Сбор и перевозка продуктов и декора для площадки.

Стоит ли нанимать координатора и сколько ему платить?

Когда вы разобрались с тем, чем занимается свадебный координатор, вам сразу станет понятно, нужны ли вам его услуги. Если даже молодожены самостоятельно организовали все мероприятие, но в самый важный день хотят наслаждаться друг другом и праздником, а не бегать и решать вопросы, без координатора точно не обойтись.

Если вы уже подсчитываете свадебные расходы, не забудьте внести в них оплату услуг данного специалиста. Как правило, она фиксированная и может варьироваться в зависимости от объема работы.

Распорядитель: чем он занимается на свадьбе?

Как правило, многие обобщают понятие распорядителя и координатора, так как данные специалисты имеют сходный круг обязанностей. По сути, это два названия одного и того же человека, ведь как координатор, так и распорядитель получает все контакты подрядчиков от молодоженов и работает только в день торжества, контролируя все, что происходит на праздничной площадке.

Каковы обязанности распорядителя на свадьбе?

Данный специалист занимается координированием мероприятия: с самого начала праздника до его конца. В его обязанности входит встреча гостей и молодоженов, координирование действий подрядчиков, контроль соблюдения тайминга.

Нужно ли нанимать распорядителя и сколько стоят его услуги?

Многие эксперты в свадебной сфере не рекомендуют нанимать распорядителя на масштабные мероприятия, так как один человек рискует не справиться с объемом работы. Кроме того, распорядитель на свадьбе, скорее всего, будет делегировать обязанности своим помощникам, оплата труда которых войдет в стоимость услуг. Как итог – ценник возрастает.

Если же ваше мероприятие будет не сильно пышным и требующим огромных сил, распорядитель отлично справится с задачей, и его услуги в денежном плане будут выгоднее, чем услуги организатора.

Как выбрать свадебного координатора —

Сейчас все больше и больше развивается свадебная индустрия, больше пар хотят провести роскошную свадьбу. Многие из этих пар обращаются к свадебному организатору за помощью, но многие пытаются организовать все самостоятельно.

Должность свадебного координатора сейчас пользуется огромным спросом особенно у пар, которые организовывают свою свадьбу без свадебного менеджера. Свадебный координатор помогает парам в день мероприятия, возможно оказывает небольшую помощь в организации, если это оговаривалось заранее.

Какие же особенности в работе координатором?

      1. Свободный график. Как всем известно, свадьбы чаще всего проходят в выходные дни. Таким образом, вы можете подрабатывать свадебным координатором в дополнение к своей основной сфере деятельности. Или же вы можете стать повелителем своих выходных!
      2. Своя dream-team. Для помощи вашей паре в организации или же для решения каких-либо форс-мажорных ситуаций подобный список с небольшим перечнем свадебных подрядчиков, которых вы считаете профессионалами с которыми вам комфортно работать, всегда будет играть вам на руку.
      3. Работа с парой не более месяца. Как правило, ребята приходят к свадебному координатору за помощью менее, чем за месяц: обычно это 1-2 недели до свадьбы. Как следствие, меньшая нагрузка и меньший стресс в отличии от организатора.
      4. Высокий уровень ответственности. Именно координатор в случае отсутствия организатора отвечает за все выплаты площадке, подрядчикам и всем, кто принимал участие на свадьбе.
  1. Тайминг — главный ориентир. Координатор составляет тайминг мероприятия так, чтобы все всё успевали, никто никому не мешал, чтобы свадьба прошла идеально.
  2. Работа с подрядчиками. Именно координатор не только следит за работой всех свадебных подрядчиков, но и помогает им, принося реквизит ведущему, заказывая чай диджею или фотографу, у которых не находится на это ни одной свободной минутки.
  3. Форс-мажоры неизбежны. Насколько идеальным ни был бы тайминг, форс-мажоры всё равно возникнут, примите их, как данное, и учитесь их решать.
  4. Согласование логистики. Координатор должен заложить в тайминг время на перемещение всех гостей, пары, проконтролировать работу трансфера. Если есть размещение (номера бронирует пара или организатор, если он есть) — его организация и контроль также является ответственностью координатора.
  5. Волшебная сумочка. Каждый свадебный координатор должен иметь при себе небольшую сумочку, которая не будет мешаться, а также поместит в себя: пластырь, иголку, нитки, пластыри, таблетки, телефон, портативную зарядку, номерки жениха и невесты от гардероба, остатки по оплате и все другие предметы первой необходимости.
  6. Любимец гостей. Координатор начинает помогать и заботиться о гостях за несколько дней до свадьбы: напоминает по телефону о мероприятии, ориентирует на площадке, помогает найти своё место в зале, оказывает всю оперативную помощь.
  7. Полный контроль над свадьбой. Именно от координатора зависит многое на свадьбе, ведь он контролирует работы всех подрядчиков, площадки, банкетного менеджера, решает конфликты, справляется с форс-мажорами, — делает праздник ярче и лучше.
  8. Завершение вечера. После торжественного выхода свадебного торта, проведения фотосъемки с бенгальскими огнями, фаер-шоу и иными вариантами завершения свадебного торжества, координатор не покидает площадку. Он контролирует приезд декораторов для демонтажа, трансфер для пары и гостей или их размещение.
  9. Исход праздника во многом зависит от координатора. Он в течение всего вечера работает с парой, а счастливая и расслабленная пара — залог успешной свадьбы.

И только когда все свадебные хлопоты завершатся, тогда и закончится работа свадебного координатора. Узнайте больше о работе свадебного координатора на курсе «Свадебный координатор с нуля»

Советуют профессионалы: как выбрать своего идеального свадебного организатора?

Бывает ли такое, что жених и невеста долго и придирчиво выбирают свадебное агентство, а в итоге остаются разочарованы самой свадьбой или подготовкой к ней? Случается. Почему же так происходит и как этого избежать?

Редакция The-Wedding.ru задала эксперту тысячу и один вопрос и объединила всю полезную и важную для молодожёнов информацию в одной статье. Берите на заметку!

На что, в первую очередь, стоит обратить внимание при выборе свадебного агентства?

Изучите портфолио. Посмотрите все свадьбы, которые агентство представило в качестве примеров своих работ. Насколько они вас восхищают? Чувствуете ли вы, что ваши вкусы совпадают? Ваши ощущения от картинки и ставьте во главу угла.

Уточните ценовой сегмент агентства. С какими бюджетами оно работает? Если минимальный бюджет свадьбы для этого агентства приближен к вашему максимуму или превышает его, то стоит продолжить поиски. У каждого агентства есть ряд партнёров с определёнными расценками, при сотрудничестве с которыми они достигают той картинки, которую вы видите у них в портфолио. Предложить вам такой же уровень, но намного дешевле никто не сможет.

Узнайте, как давно работает агентство и какая у него репутация. Стоит изучить отзывы в соцсетях, возможно, вы найдёте знакомых, которым это агентство уже организовало событие, и они смогут поделиться с вами впечатлениями. Это будет лучшая и наиболее правдивая информация для вас.

Запишитесь на встречу. Как правило, первая встреча-консультация бесплатна для будущих молодожёнов. Личное общение необходимо, ведь впереди вас ждут месяцы совместной подготовки. Представители агентства должны быть не только профессионалами, но и людьми, с которыми вам приятно и легко общаться.

Обязательно ли наличие у агентства офиса?

Безусловно, это ощутимый плюс. Офис удобен для общения с клиентами и обсуждения нюансов в рамках подготовки к свадьбе. Но всё чаще практикуются встречи в других, более неформальных местах. Их предпочитают занятые пары, ограниченные во времени. Как правило, это кафе неподалёку от дома или места работы – в этом случае организаторы подстраиваются под пару.

В остальном наличие офиса – это, в первую очередь, комфорт для рабочего коллектива, рабочее пространство, где над свадьбами трудятся менеджеры. Момент с офисом – не принципиальный. Если у агентства хорошо организован рабочий процесс и это не сказывается на качестве работы, можно обойтись и без него.

Читать еще:  Как сложить подъюбник от свадебного платья

Нужен ли агентству собственный сайт или можно обойтись страничками в соцсетях? Как часто нужно обновлять информацию и фото о своей работе на своих ресурсах в сети?

У агентства обязательно должен быть информационный сайт! На мой взгляд, важно, чтобы пара могла без спешки, в комфортной домашней обстановке просмотреть портфолио агентства, найти ответы на свои основные вопросы ещё до встречи с организатором. Это всем экономит время. Что должно быть на сайте?

  • команда: кто стоит за красивыми картинками в портфолио
  • реализованные свадьбы
  • описание и стоимость услуг
  • ссылки на публикации: это поможет сформировать впечатление об экспертности команды
  • контактные данные

Обновлять сайт оптимально по итогам каждого сезона. Так вы презентуете новым парам свои актуальные проекты, которые отражают последние тенденции в свадебном мире и в целом демонстрируют уровень агентства. Странички в соцсетях желательно обновлять чаще – один-два раза в месяц.

Стоит ли верить отзывам? Где искать достоверные отзывы и как отличить их от заказных?

Ищите отзывы о работе с агентством не только на их сайте, но и обязательно на других интернет-ресурсах: в тематических сообществах в соцсетях, на свадебных форумах. В любом случае полноценное впечатление вы сможете составить только по итогам личной встречи с организатором.

Если вам не достаточно работ из портфолио и вы не смогли принять решение после личной встречи, попросите у агентства контакты невест, для которых они уже организовали торжество. Это необычная практика, никто не хочет лишний раз беспокоить людей, но в исключительных случаях вам могут пойти навстречу. Уверена, никто из клиентов, которые остались довольны работой агентства, не откажет в небольшом разговоре и поделится впечатлениями с парой, которой только предстоит пережить этот увлекательный период.

Часто ли пары выбирают организатора по рекомендации?

В свадебное агентство Ольги Купцовой большинство пар приходит именно по рекомендациям. Кто-то из наших молодожёнов делится контактами с друзьями и родственниками или жениху и невесте в недавнем прошлом довелось быть гостями на свадьбе, которую мы организовали. Это лучшая мотивация – делать наши проекты так, чтобы у всех оставались самые приятные впечатления и люди с лёгкостью советовали нас знакомым.

Когда у пары есть рекомендация, им самим чуть проще принять решение. И всё же я считаю, что при выборе агентства важно опираться только на собственные эмоции и впечатления, рекомендации лучше воспринимать лишь как дополнительный аргумент.

Каким должно быть портфолио свадебного агентства?

Здесь нет какого-либо стандарта, всё дело в реализованных праздниках. Они должны восхищать вас! Если вы чувствуете, что ваши вкусы с агентством совпадают, то не сомневайтесь – вы останетесь в восторге от результата!

Оптимально, чтобы в портфолио было не 2-3 свадьбы, а 8 и более. И это должна быть не парочка лучших кадров, а большая серия фото, в полной мере отражающих стиль свадьбы, элементы декора, главные моменты церемонии и банкета. Чем больше красивых проектов вы увидите, тем легче вам будет сформировать впечатление.

Личная встреча: на что обратить внимание, чтобы распознать высокий уровень организатора и его опыт? Какие вопросы следует задать организатору на первой встрече?

Личная встреча – самый важный момент на стадии принятия решения о выборе организатора свадьбы. Только в процессе живого общения вы сможете составить впечатление о том:

  • насколько менеджер агентства подготовился к встрече с вами. Подготовка начинается ещё до встречи, если вы договаривались заранее. Организатор задаёт ряд вопросов о вашем событии, чтобы подобрать необходимую информацию накануне и не тратить на лишние минуты во время встречи.
  • насколько организатор уловил ваше настроение и пожелания к празднику, какие идеи, площадки и формат он вам презентует.
  • насколько человек заинтересован и приятен вам в общении, показался ли он вам опытным и компетентным специалистом.
  • насколько оперативно и точно организатор реагирует на ваши вопросы, пожелания, способен ли снять волнение и избавить от переживаний.

Вопросы, которые стоит обсудить на первой встрече:

  1. Выбрать формат свадьбы (городская, загородная или зарубежная, ЗАГС или выездная церемония).
  2. Определиться с местом торжества: закрытое помещение (ресторан/зал/лофт) или свадьба на природе (шатёр/веранда) и т.д.
  3. Обсудить стиль свадьбы.
  4. Обговорить, что входит в услуги агентства (на всех ли этапах подготовки к свадьбе вас сопровождает организатор, каков круг его обязанностей непосредственно в день свадьбы, сколько менеджеров будет на свадьбе и какова их роль).
  5. Уточнить, может ли агентство быть на связи в режиме 24/7. Если есть ограничения, то лучше сразу их обсудить.
  6. Обозначить бюджет свадьбы. Выяснить, насколько критично для вас выйти за его пределы. Профессиональное агентство всегда подскажет, как формируется бюджет свадьбы с учётом ваших возможностей и в каком соотношении лучше распределить траты.

Что должно быть прописано в договоре с агентством?

Договор со свадебным агентством должен в полной мере описывать предмет сотрудничества, а именно услуги по организации мероприятия. Уделите пристальное внимание обязанностям обеих сторон, условиям отмены и переноса мероприятия, форс-мажорным обстоятельствам. Гонорар агентства также должен быть прописан в договоре. Как правило, на каждом этапе согласования и оплаты тех или иных позиций свадьбы оформляются приложения к договору.

От чего зависит, как рассчитывается и когда оплачивается гонорар агентства?

Есть два самых распространённых варианта оплаты услуг организатора: агентский процент и фиксированный гонорар.

В первом случае вознаграждение в среднем составляет от 8 до 15% от всего бюджета свадьбы и устанавливается самим агентством.

Весь бюджет подразумевает всё, что готовит и координирует агентство. Это аренда площадки, меню, алкоголь, торт, фото и видео, шоу-программа, техническое оснащение, декор, трансферы. Как правило, в общую сумму не входят только кольца и образы жениха/невесты.

В случае с камерными свадьбами или свадьбами в будни некоторые агентства предлагают более лояльные расценки на свою работу, это обсуждается в индивидуальном порядке.

Фиксированный гонорар также зависит от свадебного бюджета.

Мы с удовольствием делаем камерные свадьбы на 25-30 человек, но всегда оговариваем, что для картинки, соответствующей уровню работ из нашего портфолио, необходим бюджет не менее миллиона рублей. За свадьбы с меньшим бюджетом мы не берёмся в силу того, что не сможем организовать и провести мероприятие на достойном уровне, что для нас непозволительно.

На стадии заключения договора пара вносит аванс как подтверждение брони на дату их свадьбы и закрепление договоренностей.

Мы разделили оплату на три части: небольшой аванс в размере 30 000 рублей на день заключения договора, 70% гонорара за неделю до свадьбы, так как вся основная часть подготовительных работ к этому моменту завершена, и оставшиеся 30% можно внести на самой свадьбе или на следующий день. Мы находим комфортные условия сотрудничества и оплаты услуг для каждой пары.

Вы занимаетесь только организацией свадеб «под ключ» или оказываете также отдельные услуги?

Студия Ольги Купцовой занимается исключительно комплексной организацией свадеб и не оказывает отдельные услуги. Также мы не берёмся только за координацию свадебного дня, для нас важно быть в процессе подготовки с первых минут и вплоть до разрезания торта и залпов фейерверка. Мы несём ответственность за всех специалистов и партнёров. В случае с координацией как отдельной услугой приходится работать с тем, что есть. Нам же важна максимальная вовлечённость в подготовку и реализацию свадьбы, поэтому это не наш формат.

Возможно ли полностью организовать свадьбу дистанционно? Есть ли у вас подобный опыт?

Это возможно, и вот один из примеров. Невеста во время подготовки к свадьбе находилась в Италии, мы подбирали и презентовали всё, от площадки до деталей декора, дистанционно. Невеста прилетела в Москву за полторы недели до свадьбы, мы встретились на утверждённой площадке, обсудили на месте дизайн-проект свадьбы, познакомили девушку с ведущим и были полностью готовы ко дню Х. Жениха мы впервые увидели только в день свадьбы.

Так же мы готовимся к свадьбам за рубежом. Сперва удалённо выбираем площадку и партнёров на мероприятие, презентуем концепцию паре. Далее следует как минимум одна поездка в место проведения свадьбы для инспекции площадки, встреч со всеми специалистами и личного знакомства с женихом и невестой. В век компьютерных технологий, глобализации и прекрасно работающей везде мобильной связи существует масса способов общаться с людьми и решать любые вопросы без личных встреч.

Подведём итог. Если вы хотите поручить организацию своего праздника свадебному агентству, сначала внимательно изучите портфолио и отзывы о его работе, обратите внимание на ценовой диапазон организованных мероприятий, заключите договор, в котором пропишите все важные для вас моменты. Но самое главное – ищите организатора, с которым вам будет комфортно и легко в общении, чей стиль вам близок и чьему вкусу вы на 100% доверяете. Именно в этом, по нашему мнению, и кроется секрет самых красивых и душевных свадеб!

Ссылка на основную публикацию